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経費精算システムの導入を検討する際、多くの企業がクラウド型を選択する中、なぜオンプレミス型を選ぶ企業があるのでしょうか。
重要： オンプレミス型経費精算システムは、金融機関・医療機関・政府機関などの厳格なセキュリティ要件を持つ企業や、複雑な業務フローのカスタマイズが必要な大企業に特化したソリューションです。
本記事では、オンプレミス型経費精算システムの主要7製品を徹底比較し、導入を検討する企業が知っておくべき重要な選定基準、導入失敗を避けるポイント、そして成功に導く実践的な方法を解説します。
オンプレミス型経費精算システムとは
オンプレミス型経費精算システムは、自社のサーバーにシステムを直接インストールして運用する形態の経費精算システムです。
オンプレミス型 vs クラウド型：基本的な違い
| 項目 | オンプレミス型 | クラウド型 |
|---|---|---|
| 導入形態 | 自社サーバーにインストール | インターネット経由でアクセス |
| 初期費用 | 100万円〜数千万円 | 基本無料〜数十万円 |
| 月額費用 | 基本無料（保守別） | 数万円〜数十万円 |
| セキュリティ | 自社で完全制御可能 | サービス提供会社に依存 |
| カスタマイズ性 | 高い（追加開発容易） | 限定的 |
| 運用負担 | 自社が全て対応 | サービス提供会社が対応 |
| テレワーク対応 | VPN等の追加設定が必要 | 標準で対応 |
| 法改正対応 | 自社でアップデート対応 | 自動アップデート |
注意： 初期費用は安く見えるクラウド型も、大規模企業では月額費用が高額になるケースがあります。TCO（総所有コスト）での比較検討が重要です。
オンプレミス型が選ばれる3つの理由
1. 厳格なセキュリティ要件への対応
対象企業： 政府機関、金融機関、医療機関、防衛産業
これらの企業では、以下の理由でクラウド型の利用が制限される場合があります：
- 社外データ持ち出し禁止：機密情報や顧客データの外部サーバー保存が規制により禁止
- 特定セキュリティ基準への準拠：
- 金融機関：FISC安全対策基準
- 医療機関：医療情報システム安全管理ガイドライン
- 政府機関：デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン
- 内部統制の強化：SOX法対応、監査要件への対応
例： 金融機関では、顧客の個人情報や取引データを外部クラウドに保存することが規制により制限されています。
2. 複雑な業務フローのカスタマイズ
対象企業： 大企業、グループ企業、独自の経費規程を持つ企業
オンプレミス型が必要な複雑な要件：
- 多段階承認フロー：役職・金額・部署による複雑な分岐
- グループ会社間連携：子会社・関連会社間での統一ルール適用
- 既存システム連携：ERP、人事システムとの高度な連携
- 独自規程対応：業界特有の経費規程への対応
具体例： 製造業の大企業では、プロジェクト別・工場別・海外拠点別に異なる承認ルートと予算管理が必要な場合があります。
3. 既存インフラの活用
対象企業： 製造業、情報システム部門が強化された企業
- 既存資産活用：サーバー・ネットワーク設備の有効利用
- 技術的ノウハウ：社内SEの知見とスキルの活用
- 統合管理：他の基幹システムとの一元管理
主要7製品の詳細比較
1. Traveler’sWAN（日立システムズ）
基本情報
- 初期費用：165万円（100人の場合）〜＋導入費用
- 月額費用：要問い合わせ
- 無料トライアル：あり
主要機能
- 国内外の出張手配から精算まで一元管理
- 交通系ICカード自動読み取り（Suica、PASMO等）
- 乗換案内連携による正確な交通費算出
- 旅行代理店・航空券予約システム連携
- コーポレートカード連携
- APIによる基幹システム連携
技術仕様
- 対応OS：Windows Server、Linux
- データベース：Oracle、SQL Server
- 認証：ISO 9001、ISO/IEC 20000、ISO/IEC 27001、ISO/IEC27017
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- 出張が多い企業（月10回以上の出張者が多い）
- 内部統制強化が必要な企業
- 複雑な旅費規程を持つ企業
導入実績
- IT/通信/インターネット系（31〜50件利用）
- コンサルティング・専門サービス（1,000件以上利用）
- 25年以上の運用実績
2. Ci*X Expense（電通総研）
基本情報
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
- 無料トライアル：要問い合わせ
主要機能
- グループ企業向けの高度な設計
- グループ間でのマスタ共有機能
- 複数法人・複数通貨対応
- 会計ソフト、ワークフローシステムとのシリーズ連携
- 直感的なインターフェース
- 自動サジェスト機能
技術仕様
- 対応OS：Windows Server、Unix系
- データベース：Oracle、SQL Server、PostgreSQL
- 認証：ISO/IEC27001
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- グループ企業（子会社5社以上）
- 連結決算が必要な企業
- 複雑な組織構造を持つ企業
導入実績
- IT/通信/インターネット系（1,000件以上利用）
- 45年の業務システム開発経験
3. MAJOR FLOW 経費精算／支払依頼（パナソニック ネットソリューションズ）
基本情報
- 初期費用：5万円〜
- 月額費用：3万円＋50ユーザーあたり1万円
- 無料トライアル：あり
主要機能
- AI搭載の不正検知・異常検知機能
- アドオン開発キットによる追加開発の容易さ
- 基幹システムとのAPI連携
- 経費規程自動チェック機能
- 複数通貨・多言語対応
技術仕様
- 対応OS：Windows Server、Linux
- データベース：Oracle、SQL Server、MySQL
- 開発環境：Java
- API：REST API提供
適用企業
- 内部統制強化が必要な企業
- 追加開発を予定している企業
- 比較的リーズナブルな価格を求める企業
導入実績
- メーカー/製造系（301〜500件利用）
- サービス/外食/レジャー系（201〜300件利用）
4. WAVE225旅費・経費精算／稟議（NTTデータ・ウェーブ）
基本情報
- 初期費用：150万円
- 年額費用：30万円
- 無料トライアル：あり
主要機能
- 国内シェアNo.1のワークフロー「intra-mart」を基盤
- 金額や内容に応じたフローの分岐設定
- グループ会社での共通利用
- 複雑な承認フローに対応
- 稟議・ワークフロー機能統合
技術仕様
- 基盤：intra-mart Platform
- 対応OS：Windows Server、Linux
- データベース：Oracle、SQL Server、PostgreSQL
- 認証：ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- 大企業（従業員1,000名以上）
- グループ企業
- 複雑な承認フローを持つ企業
導入実績
- 1,000名以上の企業100社での導入
- 国内ワークフローシステム市場シェア1位の基盤
5. らくらく旅費経費（無限）
基本情報
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ（クラウド版は月額6,000円〜）
- 無料トライアル：要問い合わせ
主要機能
- シンプルで使いやすい設計
- スマートフォン対応
- 交通費・出張費・会議費の精算
- シリーズ製品への拡張（らくらく通勤費、らくらく申請WF等）
技術仕様
- 対応OS：Windows Server
- データベース：SQL Server
- モバイル対応：iOS、Android
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- 操作の簡単さを重視する企業
- コストを抑えたい企業
- 中小企業から大企業まで幅広く対応
導入実績
- 医療系（2〜10件利用）
- 小売/流通/商社系（51〜100件利用）
6. ECOAS経費・旅費精算（アルプスシステムインテグレーション）
基本情報
- 初期費用：要問い合わせ
- 月額費用：要問い合わせ
- 無料トライアル：要問い合わせ
主要機能
- SAP、Oracle、Biz∫等の基幹システムとの連携
- シンプルな構成で使いやすい
- 最長6ヶ月での導入完了
- 会計処理の自動化
技術仕様
- 対応OS：Windows Server、Linux
- データベース：Oracle、SQL Server
- 連携：SAP、Oracle EBS、Biz∫
- 認証：ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27017
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- 基幹システム連携を重視する企業
- 短期導入を希望する企業
- 製造業・商社
7. ExchangeUSE 旅費・経費精算ワークフロー（富士電機）
基本情報
- 初期費用：100万円（100人の場合）〜
- 月額費用：要問い合わせ
- 無料トライアル：要問い合わせ
主要機能
- 統合ワークフローシステム
- 稟議・勤怠管理・各種申請テンプレート
- 予算連携・予算超過アラート機能
- 豊富なテンプレート
技術仕様
- 対応OS：Windows Server
- データベース：SQL Server、Oracle
- 認証：ISO 9001
- プライバシーマーク：取得済み
適用企業
- 統合的なワークフローを求める企業
- 予算管理を重視する企業
- 製造業・流通業
導入実績
- 1,700社以上の導入実績
- 小売/流通/商社系、輸送/交通/物流/倉庫系
企業規模別推奨システム
従業員数100名未満
推奨システム： らくらく旅費経費、MAJOR FLOW
選定理由：
- 初期費用を抑えられる
- 操作が簡単で導入しやすい
- 小規模でも十分な機能
注意点： オンプレミス型は小規模企業には一般的にオーバースペックです。特別なセキュリティ要件がない限り、クラウド型を検討することを推奨します。
従業員数100名〜500名
推奨システム： MAJOR FLOW、WAVE225、ExchangeUSE
選定理由：
- 成長に合わせた拡張性
- 適切な価格帯
- 中堅企業に必要な機能を網羅
重要： この規模では、5年間のTCOでクラウド型との比較検討が特に重要です。
従業員数500名〜1,000名
推奨システム： WAVE225、Traveler’sWAN、ECOAS
選定理由：
- 大規模運用に対応
- 複雑な承認フローに対応
- 基幹システム連携が充実
従業員数1,000名以上
推奨システム： Ci*X Expense、WAVE225、Traveler’sWAN
選定理由：
- エンタープライズ向け設計
- グループ企業対応
- 高度なカスタマイズ対応
業種別推奨システム
金融機関
- 第1位：WAVE225（FISC対応実績）
- 第2位：Ci*X Expense（グループ企業対応）
製造業
- 第1位：ECOAS（基幹システム連携）
- 第2位：ExchangeUSE（製造業実績豊富）
商社・流通業
- 第1位：Traveler’sWAN（出張管理強化）
- 第2位：ExchangeUSE（商社実績豊富）
選定時の重要な比較ポイント
1. セキュリティ・コンプライアンス要件
金融機関向けチェックリスト
- FISC安全対策基準への準拠
- 金融レベルのセキュリティ要件対応
- 冗長構成テンプレート提供
- 監査ログ暗号化機能
- アクセス制御機能（IP制限、時間制限等）
医療機関向けチェックリスト
- 医療情報システム安全管理ガイドライン準拠
- 患者情報の厳格な管理機能
- 暗号化機能（データ保存・通信）
- アクセス権限管理機能
- 監査証跡機能
政府機関向けチェックリスト
- デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン準拠
- 情報漏洩対策機能
- 内部統制対応機能
- 災害対策・BCP対応
2. ワークフロー設定の柔軟性
必須チェックポイント
- 複数段階の承認設定（5段階以上）
- 条件分岐設定（金額・科目・プロジェクト・所属等）
- 代理申請・代理承認機能
- 差し戻し機能
- 承認期限設定・催促機能
- グループ会社間でのワークフロー共有
高度な要件
- 動的な承認ルート変更
- 休日・時間外の承認制限
- 予算超過時の自動エスカレーション
- 承認者の自動代理設定
3. 既存システムとの連携性
基幹システム連携
- SAP連携（ABAP、RFC対応）
- Oracle EBS連携
- Biz∫連携
- 勘定奉行連携
- 弥生会計連携
その他システム連携
- 人事システム連携（組織マスタ、従業員マスタ）
- 給与システム連携
- 交通系ICカード連携
- 銀行振込システム連携
- 電子帳簿保存法対応システム連携
4. カスタマイズ・拡張性
開発環境
- アドオン開発キット提供
- API提供（REST、SOAP）
- データベース直接アクセス可能
- 帳票カスタマイズ対応
- 画面カスタマイズ対応
将来拡張性
- 新規法令対応の容易さ
- 機能追加の容易さ
- 利用者数増加への対応
- 海外拠点展開への対応
導入コストとTCO（総所有コスト）分析
初期費用の詳細内訳
| 費用項目 | 小規模（100名） | 中規模（500名） | 大規模（1,000名以上） |
|---|---|---|---|
| ソフトウェアライセンス | 100万円〜300万円 | 300万円〜800万円 | 800万円〜2,000万円 |
| ハードウェア | 50万円〜150万円 | 150万円〜300万円 | 300万円〜500万円 |
| カスタマイズ開発 | 50万円〜200万円 | 200万円〜500万円 | 500万円〜1,500万円 |
| 導入支援・コンサル | 30万円〜80万円 | 80万円〜150万円 | 150万円〜300万円 |
| データ移行 | 20万円〜50万円 | 50万円〜100万円 | 100万円〜200万円 |
| 教育・トレーニング | 10万円〜30万円 | 30万円〜80万円 | 80万円〜150万円 |
| 合計 | 260万円〜810万円 | 810万円〜2,030万円 | 2,030万円〜4,650万円 |
年間運用費用の内訳
| 費用項目 | 小規模（100名） | 中規模（500名） | 大規模（1,000名以上） |
|---|---|---|---|
| 保守・サポート | 30万円〜80万円 | 80万円〜200万円 | 200万円〜400万円 |
| システム管理人件費 | 200万円〜400万円 | 400万円〜600万円 | 600万円〜1,200万円 |
| インフラ維持費 | 20万円〜50万円 | 50万円〜100万円 | 100万円〜200万円 |
| アップデート費用 | 10万円〜30万円 | 30万円〜80万円 | 80万円〜150万円 |
| 電気・空調費 | 10万円〜20万円 | 20万円〜40万円 | 40万円〜80万円 |
| 合計 | 270万円〜580万円 | 580万円〜1,020万円 | 1,020万円〜2,030万円 |
5年間TCO比較
| 企業規模 | オンプレミス型 | クラウド型 | 差額 |
|---|---|---|---|
| 小規模（100名） | 1,610万円〜3,710万円 | 600万円〜1,500万円 | +1,010万円〜2,210万円 |
| 中規模（500名） | 3,710万円〜7,130万円 | 1,500万円〜3,500万円 | +2,210万円〜3,630万円 |
| 大規模（1,000名以上） | 7,130万円〜14,800万円 | 3,000万円〜7,000万円 | +4,130万円〜7,800万円 |
重要： TCO計算では、以下の隠れたコストも考慮する必要があります：
- 機会損失コスト（システム停止時間等）
- 技術的負債の蓄積
- 人材確保・育成コスト
- セキュリティ事故のリスクコスト
TCO最適化のポイント
コスト削減策：
- 既存インフラの活用：サーバー・ネットワーク設備の流用
- 段階的導入：部門別・機能別の段階的展開
- 標準機能の活用：カスタマイズの最小化
- 長期保守契約：3年・5年契約によるコスト削減
- クラウド移行オプション：将来のクラウド移行を見据えた設計
導入失敗を避ける5つのポイント
1要件定義の徹底
失敗事例： 「導入後に必要な機能が不足していることが判明」
対策：
- 現行業務フローの詳細な分析
- 将来の業務変化の予測
- 部門別・役職別の要件ヒアリング
- 法改正対応要件の確認
- 既存システムとの連携要件の明確化
チェックリスト：
- 承認フローの全パターンを洗い出し済み
- 例外処理の要件を明確化済み
- 帳票出力要件を詳細化済み
- セキュリティ要件を具体化済み
- 性能要件（応答時間、同時接続数等）を明確化済み
2適切なベンダー選定
失敗事例： 「ベンダーのサポート体制が不十分で運用に支障」
対策：
- 同業種・同規模での導入実績の確認
- サポート体制の詳細確認（24時間365日対応等）
- 技術者のスキルレベル確認
- 財務安定性の確認
- 長期的なロードマップの確認
ベンダー評価チェックリスト：
- 導入実績：同業種で3社以上
- サポート体制：専任担当者の配置
- 技術力：認定資格者の在籍
- 財務状況：直近3年間の業績確認
- 継続性：10年以上の事業継続実績
3十分なテスト実施
失敗事例： 「本番稼働後に重大な不具合が発生」
対策：
- 単体テスト：全機能の動作確認
- 結合テスト：システム間連携の確認
- 性能テスト：実運用想定の負荷テスト
- 運用テスト：障害発生時の対応確認
- 受け入れテスト：エンドユーザーによる確認
テスト計画のポイント：
- テスト期間：開発期間の30%以上を確保
- テストデータ：本番データを匿名化して使用
- テスト環境：本番環境と同等の構成
- テスト項目：正常系・異常系の両方を網羅
4ユーザー教育・研修の充実
失敗事例： 「使い方が分からず、システムが定着しない」
対策：
- 段階的な研修プログラム
- 役割別の研修内容
- 実際の業務を想定した演習
- 質疑応答の機会確保
- 継続的なスキルアップ支援
研修プログラム例：
- 管理者研修（2日間）：システム設定、ユーザー管理
- 承認者研修（半日）：承認操作、差し戻し方法
- 一般ユーザー研修（半日）：申請方法、基本操作
- 経理担当者研修（1日）：会計連携、帳票作成
5段階的な導入計画
失敗事例： 「全社一斉導入で混乱が発生」
対策：
- パイロット導入：限定部門での先行導入
- 段階的展開：部門別・機能別の順次展開
- 並行稼働：新旧システムの並行運用期間を設定
- 継続的改善：運用開始後の定期的な見直し
段階的導入のメリット：
- リスクの分散
- 運用ノウハウの蓄積
- ユーザーフィードバックの反映
- 問題発生時の影響最小化
導入プロセスと成功事例
標準的な導入プロセス（12ヶ月）
Phase 1：計画・設計（3ヶ月）
- 要件定義
- システム設計
- インフラ設計
- ベンダー選定
Phase 2：開発・構築（4ヶ月）
- システム開発
- カスタマイズ開発
- インフラ構築
- システム間連携設定
Phase 3：テスト・検証（3ヶ月）
- 単体テスト
- 結合テスト
- 性能テスト
- ユーザー受け入れテスト
Phase 4：導入・運用開始（2ヶ月）
- ユーザー研修
- データ移行
- 本番稼働
- 運用監視開始
成功事例：大手製造業A社（従業員数5,000名）
導入背景：
- 海外拠点を含む複雑な承認フロー
- 既存基幹システム（SAP）との連携必須
- 厳格な内部統制要求
選定システム： WAVE225旅費・経費精算／稟議
導入成果：
- 経費精算処理時間：50%削減（月平均200時間→100時間）
- 承認期間短縮：7日→3日
- 入力ミス削減：80%減
- 監査対応時間：70%削減
成功要因：
- 段階的導入（3部門→全社展開）
- 充実したユーザー研修（延べ500名参加）
- 既存システムとの綿密な連携設計
- 経営層のコミット
成功事例：地方銀行B社（従業員数1,200名）
導入背景：
- FISC安全対策基準への準拠
- 金融庁検査対応
- 支店間の統一的運用
選定システム： Ci*X Expense
導入成果：
- コンプライアンス対応：100%（監査指摘事項ゼロ）
- 経費精算の電子化率：98%
- 月次決算早期化：5日→3日
- 運用コスト削減：年間1,500万円
成功要因：
- 金融業界での豊富な導入実績
- 本部・支店一体での推進体制
- 業界特化機能の活用
- 継続的な改善活動
まとめ：オンプレミス型を選ぶべき企業と成功の秘訣
オンプレミス型が最適な企業
必須条件
- 政府機関、金融機関、医療機関等の厳格なセキュリティ要件
- 従業員500名以上の大企業
- 複雑な業務フロー・承認プロセス
- 既存基幹システムとの高度な連携要求
推奨条件
- 情報システム部門の技術的ノウハウ
- 長期的な運用方針（5年以上）
- 十分な初期投資予算
- 継続的な保守・改善体制
企業規模別最終推奨システム
従業員数100名〜500名
- MAJOR FLOW：コスト重視、AI機能活用
- らくらく旅費経費：操作性重視、段階的拡張
従業員数500名〜1,000名
- WAVE225：大規模対応、intra-mart基盤
- Traveler’sWAN：出張管理強化、25年実績
従業員数1,000名以上
- Ci*X Expense：グループ企業、エンタープライズ
- WAVE225：国内シェア1位基盤、大規模実績
成功の5つの秘訣
- 徹底した要件定義：現在と将来の業務要件を詳細に分析
- 適切なベンダー選定：同業種での実績と長期的な信頼性
- 段階的な導入計画：リスクを最小化する計画的な展開
- 継続的な改善体制：運用開始後の定期的な見直し
- 経営層のコミット：トップダウンでの推進体制
最終的な判断基準
オンプレミス型を選ぶべき場合
- セキュリティ要件 > コスト効率性
- カスタマイズ性 > 運用の簡便性
- 内部統制 > 利便性
クラウド型を検討すべき場合
- コスト効率性 > セキュリティ要件
- 運用の簡便性 > カスタマイズ性
- 迅速な導入 > 内部統制
結論： オンプレミス型経費精算システムは、初期投資は高額ですが、厳格なセキュリティ要件や複雑な業務フローを持つ企業にとって、長期的に見て最適な選択となります。ただし、成功のためには適切なシステム選定、段階的な導入計画、そして継続的な改善体制が不可欠です。
補足： 要件が複雑でない場合や、従業員数500名未満の企業では、クラウド型経費精算システムの方が費用対効果が高い場合が多いです。自社の要件を慎重に検討し、TCO分析を行った上で最適な選択をすることが重要です。
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